Какие инструктажи допускается проводить в электронном формате: обзор

С марта 2022 года в России частично легализован электронный документооборот в сфере охраны труда. Это открывает новые возможности для компаний, стремящихся оптимизировать внутренние процессы. Однако нововведения сопровождаются рядом нюансов и ограничений, которые важно учитывать.
Какие документы можно перевести в цифровой формат?
Закон не устанавливает исчерпывающий список документов, подлежащих переводу в электронный вид. Но к ним можно отнести:
•    локальные нормативные акты – правила, инструкции, положения, приказы по охране труда;
•    программы обучения – программы инструктажей, обучения по охране труда;
•    журналы регистрации – журналы регистрации инструктажей, выдачи средств индивидуальной защиты.
Какие документы требуют бумажного формата?
Некоторые документы по-прежнему необходимо оформлять на бумаге, к ним относятся:
•    документы, подтверждающие прохождение обучения и проверки знаний (протоколы, удостоверения);
•    акты о несчастных случаях на производстве;
•    медицинские заключения.
Гибридный подход
Для ряда документов допустим комбинированный подход, сочетающий электронные и бумажные элементы. К таковым относятся:
•    инструктажи – проведение в онлайн-формате с обязательной ручной подписью в журнале регистрации;
•    журнал регистрации инструктажей – ведение в электронном виде с последующей распечаткой для сбора подписей.
Электронная подпись в охране труда
Для заверения документов в цифровом формате допускается применение разных типов электронных подписей. Выбор зависит от того, кто и какой документ подписывает:
•    усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) обязательна для кадровых документов (трудовые договоры, приказы о взыскании);
•    усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) и простая электронная подпись (ПЭП) допустима для других документов по согласованию сторон.
Особенности проведения инструктажей:
Вводный инструктаж по гражданской обороне и инструктаж по чрезвычайным ситуациям допускает проведение и учет в электронном виде с использованием ЭЦП. Инструктаж по пожарной безопасности допускается выполнять с фиксацией результатов обучения и проверки знаний с использованием электронной подписи. Инструктаж по электробезопасности для получения 1 группы нельзя проводить в системе КЭДО, электронный журнал и ЭЦП тоже не допускаются.
Важно помнить, что независимо от формата документа, его содержание должно соответствовать требованиям законодательства. Применение электронного документооборота должно быть закреплено в локальных нормативных актах компании. Также необходимо обеспечить сохранность электронных документов и доступ к ним уполномоченных лиц.